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Você ainda manda respostas para todo mundo e escreve mensagens em maiúsculas? Que mancada. Veja como se comportar profissionalmente ao usar essa ferramenta.
A eficácia e a cortesia dos e-mails têm evoluído nos últimos anos?
Para muitos especialistas, a resposta é negativa. Erros comuns, como o uso excessivo do “responder a todos” e o envio de mensagens em caixa alta, são frequentemente observados. Além disso, os hábitos adquiridos em plataformas como o Twitter e WhatsApp e outras redes sociais, parecem estar contribuindo para a degradação da qualidade dos e-mails. Esse é um problema que persiste há anos, com as principais queixas envolvendo e-mails extensos e um volume excessivo de mensagens diárias.
A essência do problema parece estar no uso inadequado do e-mail para tarefas que não se adequam bem a esse meio. Muitas vezes, tentamos explicar procedimentos complexos, solucionar problemas e tratar de queixas por meio de e-mails, embora haja alternativas mais eficazes. Isso ocorre porque o e-mail se tornou tão arraigado na comunicação cotidiana que raramente consideramos outras opções.
As plataformas de comunicação como WhatsApp e Twitter, com sua simplicidade e rapidez, parecem estar influenciando a forma como as pessoas utilizam o e-mail, tornando-o menos formal e mais propenso a erros gramaticais e de etiqueta. No entanto, é importante lembrar que a maneira como utilizamos o e-mail reflete nossa habilidade de comunicação e nossa imagem profissional. Saber quando e como usar o e-mail pode fazer diferença no mercado de trabalho, já que o e-mail muitas vezes serve como a primeira impressão que um candidato a um emprego causa em um recrutador.
Em resumo, a preocupação com a imagem pessoal e profissional deve se estender aos e-mails enviados. Abaixo, estão oito dicas de etiqueta para ajudar na utilização adequada do e-mail:
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Reflita antes de escrever: Antes de redigir um e-mail, considere o objetivo da mensagem e se o e-mail é a melhor forma de atingi-lo. Por exemplo, em situações que envolvem resolução de problemas ou explicações complexas, uma ligação pode ser mais eficaz do que um e-mail.
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Simplifique: O e-mail é mais eficaz para solicitações simples e mensagens que podem ser expressas em poucas linhas. Evite encadear longas conversas por e-mail, pois as pessoas tendem a se perder no tópico original.
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Mantenha a mensagem breve: Mensagens curtas são valorizadas por sua rapidez e clareza. Quanto mais longa e complexa a mensagem, maior o tempo necessário para escrevê-la e compreendê-la.
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Assunto claro: Utilize o campo “assunto” de forma objetiva e informativa. Isso ajuda o destinatário a priorizar e compreender as necessidades da mensagem.
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Estrutura: Um e-mail eficaz deve ter uma introdução, corpo e conclusão claros. O objetivo deve ser evidente no corpo, com detalhes e ações necessárias. Frases curtas são preferíveis, e marcadores podem ser usados para listar itens importantes.
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Solicite feedback: É útil perguntar ao destinatário se há algo mais que você possa fazer para ajudar ou se a informação fornecida foi suficiente.
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Evite linguagem agressiva: A escolha das palavras reflete sua profissionalismo. Evite linguagem rude, sarcástica ou provocativa, pois o tom muitas vezes não é claro por escrito. Mesmo se receber um e-mail desrespeitoso, é importante responder de maneira profissional.
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Use “Cco” e “Responder a Todos” com cuidado: Utilize a cópia oculta apenas para manter os endereços de e-mail confidenciais. Evite “Responder a Todos” a menos que seja estritamente necessário, para evitar sobrecarregar os destinatários com mensagens desnecessárias.
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